Вместе с приказом о командировке и командировочным удостоверением, сотрудник должен получить на руки служебное задание, составленное по унифицированной форме №Т-10а. В служебном задании должна быть указана цель поездки, а также ее срок и место или места, куда сотрудник направляется. Цель поездки и те задания, которые должны быть выполнены в ее ходе, необходимо описать таким образом, чтобы при последующих проверках, ни у кого не возникло никаких сомнений в необходимости и производственном характере командировки. Служебное задание составляет и подписывает начальник подразделения, а утверждает руководитель предприятия.
Вторая часть формы №Т-10а разбита на две графы. В первой перечислено содержание задания (цели) командировки, во второй – краткий отчет о выполнения задания. В том случае, если проблем никаких не возникало, то достаточно после каждого пункта написать слово «Выполнено» и после слов «Работник» указать свою фамилию, инициалы, поставить дату.
В том случае, если выполнение задания было связано с определенными трудностями, или оно было не выполнено в какой-то части, необходимо дать более полный отчет и указать те объективные причины, которые помешали выполнению служебного задания на командировку. В этом случае, места, оставленного для отчета в унифицированной форме №Т-10, может просто не хватить, и приложение к отчету может быть составлено на отдельном листе. Несоблюдение унифицированной формы отчета не классифицируется как нарушение правил ведения бухгалтерского учета и не является нарушением налогового законодательства.
В приложении к отчету перечислите те пункты служебного задания, которые были не выполнены или выполнены частично. По каждому пункту укажите причины, помешавшие его выполнению. Если это произошло по независящим от работника причинам и обстоятельствам и они признаны уважительными, то предприятие обязано возместить сотруднику все расходы на командировку.