Чтобы внести коррективы в график отпусков необходимо составить приказ. Этот документ оформляет и подписывает руководитель организации. Если отпуск переносится по инициативе сотрудника, необходимо получить его согласие на перенесение. Этот документ заполняется на имя руководителя организации в произвольной форме. Примерное его содержание такое: «Я, Иванов Иван Иванович, согласен на перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска с 15 июня 2011 года на 15 сентября 2011 года».
Также перенести отпуск может сам руководитель, но в этом случае он также должен в письменной форме попросить сотрудника о переносе с указанием причины и возможности дальнейшего его использования. Также возможно возместить неиспользованный отпуск в денежной компенсации.
Затем на основании вышеперечисленных документов руководитель составляет приказ. Его содержание может быть таким: «Приказываю заменить Иванову И.И. часть ежегодного оплачиваемого отпуска, составляющую столько-то календарных дней за период с 01 февраля 2010 года по 30 января 2011 года и превышающую 28 календарных дней денежной компенсацией». Также в приказе необходимо указать основание, например, заявление сотрудника, служебную записку и прочее.
Приказы помимо руководителя организации подписывает сотрудник, чей отпуск переносится. Подпись означает согласие с написанным.
Также изменения в графике отпусков могут быть из-за принятия на работу нового сотрудника. Руководителем организации также оформляется приказ, с указанием причины изменения графика.
В любом случае, при каких-либо коррективах графика отпусков в форму № Т-7 вносятся сведения об изменении. Для этого имеются специальные графы, а именно 7, 8 и 9. Также изменения вносятся и в личную карточку данного сотрудника.