Первый документ, который необходимо оформить, – это форма Т-10а, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Подписывает его руководитель служебного подразделения, а утверждает руководитель предприятия.
На основании служебного задания издается приказ (распоряжение) о направлении работника предприятия в командировку и заполняется унифицированная форма Т-9. Если направляется сразу несколько сотрудников, то заполняется форма Т-9а – приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку.
Первый экземпляр подписанного и датированного руководителем приказа подшивается в личное дело сотрудника, второй экземпляр приказа направляется в бухгалтерию для проведения расчетов.
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество работника или работников, должность и структурное подразделение, место назначения (город, организация, страна), срок командировки, ее цель, время и место. Иногда указывается, за счет каких средств командировка организована.
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку является основанием для оформления формы Т-10 – командировочного удостоверения. Этот документ подтверждает время пребывания в служебной командировке, то есть в форме Т-10 ставятся отметки о времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Пунктов может быть несколько, в каждом месте ставятся отметки о прибытии и убытии, они заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия.
После возвращения из командировки сотрудник составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документы, подтверждающие произведенные расходы.