Оформляйте стимулирующие премии в соответствии с условиями, указанными в трудовых договорах, коллективных трудовых соглашениях и т.п.
Оформляйте поощрительные премии на основании приказа об их выплате.
Следуйте Налоговому кодексу РФ при оформлении премий. Обычно выплаты поощрительных и стимулирующих премий включаются организацией-налогоплательщиком в оплату труда ее работников. Премии, выплачиваемые сотрудникам к праздникам (например, к Новому году), не приравниваются к таким расходам, так как напрямую не связаны с трудовой деятельностью.
Оформляйте премии, выплачиваемые к праздникам, как расходы, связанные с выплатами налога на прибыль. Чтобы в дальнейшем по этому вопросу не возникло судебных споров с налоговыми органами, в коллективном трудовом договоре вашей организации обязательно должны быть прописаны условия выплаты таких премий. Так, например, в договоре может содержаться указание на то, что работодатель имеет право выплачивать поощрительные или стимулирующие премии по итогам года или квартала.
Обратите внимание на то, что если премиальные выплаты не будут отнесены к расходам, уменьшающим налог на прибыль, на них не будет начисляться ЕСН. Во всех других случаях налогоплательщик должен в обязательном порядке выплачивать единый социальный налог.
Не забудьте, что НДФЛ будет исчисляться в любом случае, так как сумма премии всегда включается в налоговую базу. Поэтому и датой получения стимулирующих и поощрительных премий считается последний день того месяца, за который был начислен доход. В случае выплаты предпраздничных премий датой их фактического получения будет считаться день их выплаты, т.е. если премия, допустим, начислена в декабре 2011 года, а выплачена в январе 2012, она должна быть отмечена в налоговой карте 1-НДФЛ за 2012 год.