Личный листок заполняет в одном экземпляре и от руки сам работник при поступлении на работу. В листке не должно быть исправлений и помарок. Заверив указанные данные личной подписью, сотрудник передает личный листок на подписание сотруднику кадровой службы.
Сотрудник кадровой службы проверяет подлинность указанных данных, сверяясь для этого с документами, которые предоставил работник. Работником, принимаемым на работу, должны быть представлены следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет. Также по необходимости могут быть представлены документы об имеющихся изобретениях.
Личному листку присваивается регистрационный номер, который будет являться и номером личного дела работника.
В графе «образование» должны применяться стандартные формулировки: начальное, неполное среднее, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее.
В графе «Семейное положение» формулировки тоже должны соответствовать общепринятым: женат (замужем), разведен(а), вдовец (вдова), холост (не замужем). В этой же графе перечисляются все члены семьи, проживающие вместе с работником, с указанием степени родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь). Фамилию, имя и отчество каждого члена семьи необходимо указать отдельно, как и годы рождения – тоже для каждого члена семьи.
В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» вносятся данные на основании сведений, указанных в представленной работником трудовой книжке.
Графы личного листка, содержащие вопросы, ответ на которые предполагается отрицательный, заполняются без повторов самого вопроса. То есть в графе «пребывание за границей» следует писать «не был», а не «за границей не был». Или в графе «степень» необходимо записать просто «не имею» вместо «степени не имею».