Официальные правила, закрепленные документом - техническим регламентом, должны содержать требования, стандарты деятельности предприятия, соблюдение которых контролируется специально назначенным надзорным органом и руководителями. Их нарушение должно быть наказано и приравнивается к нарушению трудовой дисциплины. Для разработки регламента необходимо доскональное знание всех бизнес-процессов.
В разрабатываемом регламенте необходимо в простой и доступной форме донести до исполнителей порядок и последовательность конкретных работ, направленных на достижения какого-то результата. Этот порядок можно сформулировать в виде алгоритма, модели поведения. Он должен быть представлен как четко закрепленная последовательность действий, которую следует выполнять в зависимости от ситуации или от того, какой результат должен быть получен.
Поскольку регламент предусматривает и учитывает все нюансы технологического процесса, то к его разработке должны быть подключены специалисты, досконально знающие всю технологическую цепочку – руководители подразделений. Хороший регламент представляет собой перечень действий того или иного исполнителя на каждом этапе выполнения проекта, это позволяет придать жесткость всей системе и повысить контроль качества выполняемых работ.
Регламент для каждого исполнителя должен определять его зоны ответственности при выполнении той или иной работы, содержать требования к результатам этой работы к ее содержанию и качеству. Требования должны быть изложены в максимально конкретной форме, доступным языком и не допускать двойного толкования.
Технические регламенты могут быть оформлены как рабочая документация в виде инструкций и методических рекомендаций и указаний. Кроме последовательности действий они также должны устанавливать требования к основным и промежуточным результатам, способы взаимодействия сотрудников и определять кто, в какой момент и что именно должен делать.