Если вы собираетесь написать хороший PR-текст, прежде всего, определите для себя, будет ли он предназначаться для чтения или прослушивания целевой аудиторией. Дело в том, что особенности написания текстов для устных сообщений отличаются от текстов для прочтения. Если ваш текст предназначен для устного сообщения, в первую очередь позаботьтесь о краткости и ясности его предложений.
В текстах, написанных для прослушивания, никогда не используйте длинных сложносочиненных предложений. Иначе ваша аудитория просто забудет, с чего было начато сообщение, и не сможет его ясно воспринять. Второй важный момент для устных сообщений – вы должны «зацепить» интерес слушателя с первых же двух фраз. При устном изложении у вашей аудитории будет только одна возможность понять ваше сообщение. Поэтому если первые два предложения покажутся ей скучными и бессодержательными, все ваши усилия пропадут втуне. Необходимая информация просто не дойдет до своего потребителя.
В сообщениях, предназначенных для зрительного восприятия, вы можете использовать более длинные и сложные предложения. Читатель просто пробежит глазами по всему тексту и составит о нем общее впечатление. Однако имейте в виду, что в письменном сообщении намного проще обнаружить ошибки и несоответствия изложенной информации существующим фактам. Поэтому при написании PR-статьи для СМИ, пресс-релиза или новостного сообщения тщательно проверьте все цифры и данные, которыми вы оперируете.
Независимо от того, готовите вы текст для устного выступления или для печатной публикации, вы должны помнить золотое правило И. Бабеля: «Не более одной идеи и не более одного образа в одном предложении». Хорошее предложение должно включать в себя чуть больше чем подлежащее, сказуемое и дополнение. Короткие, очень конкретные предложения обеспечивают ясность восприятия и скорость изложения сюжета.
Если вы готовите объемный текст (большую статью для СМИ, аналитический доклад, имиджевое интервью и т.п.), обязательно следите за длиной абзацев и параграфов. Слишком длинные абзацы будут вызывать у читателя чувство обескураженности и дискомфорта, а вам это совершенно ни к чему. Идеальный для восприятия абзац – это три-четыре предложения. Этого объема вполне достаточно, чтобы выразить определенную идею, но недостаточно, чтобы утомить аудиторию.
Во время написания текста не забывайте о естественности. Не нужно пытаться изложить материал каким-то особо рафинированным литературным языком, пишите так, как вы говорите. Это производит хорошее впечатление и вызывает доверие аудитории. Не пренебрегайте эмоциональным компонентом в своих текстах. Если только дело не касается аналитической статьи, определенная эмоциональность позиции автора всегда воспринимается позитивно и вызывает желание согласиться с ним.