Приказы (распоряжения) по личному составу оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации, они позволяют достичь единообразия в составлении и оформлении кадровых документов.
Вы можете вносить в стандартные формы дополнительные реквизиты, но изменять реквизиты форм, установленных Госкомстатом, или удалять что-либо из них вы не имеете права. Внесенные предприятием изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом.
Набирать текст приказа следует шрифтом 12-14, этот шрифт оптимален для прочтения. Не пропускайте графы, которые имеют существенное значение для толкования сути документа. К примеру, если это приказ о приеме сотрудника на работу, должны быть заполнены поля, где содержатся следующие данные: имя, фамилия, отчество работника, условия приема, испытательный срок, установленный размер заработной платы (конкретная сумма, а не ссылка на штатное расписание).
Следует различать индивидуальные и сводные приказы. В индивидуальных (простых) приказах содержится информация только об одном работнике. В сводных (сложных) приказах указываются данные на нескольких сотрудников.
В крупных организациях, как правило, в графе «Дата» сотрудниками кадровой службы указываются только месяц и год издания приказа. Датирует документ руководитель.
В приказе (распоряжении) обязательна подпись руководителя предприятия. Наличие печати не обязательно, так как приказ (распоряжение) – документ внутреннего пользования. Многие формы приказов (распоряжений) предполагают ознакомление работника с содержанием, следовательно, игнорировать отсутствие подписи работника тоже не следует.
Приказы, не связанные с работой кадровой службы, оформляются на чистом листе формата А4. Также допускается использовать логотип предприятия и указывать его наименование в верхней части бланка. В документе обязательно должны содержаться данные, позволяющие определить когда, кем и для каких целей был издан тот или иной приказ (распоряжение).