Для начала продумайте стратегию защиты. Сформулируйте вашу, безусловно уважительную, причину отсутствия на рабочем месте таким образом, чтобы у руководства не возникло ни малейшего подозрения о неискренности или даже отсутствии серьезных оснований для пропуска рабочего дня. Это станет самой важной частью записки. Поскольку именно объяснительная является документом-основанием для вынесения решения о наложении дисциплинарного взыскания.
Возьмите лист бумаги и составьте объяснительную записку в простой письменной форме, поскольку не существует унифицированного образца такого документа. В правой верхней части листа напишите реквизиты адресата, начиная с наименования предприятия. Такая пишется всегда на имя руководителя. Чаще всего здесь будет начало «Директору». Далее напишите его фамилию и инициалы. Здесь же укажите структурное подразделение предприятия, работником которого вы являетесь (филиал, отдел или др.). И, конечно, собственную фамилию, имя и отчество.
Теперь поставьте дату составления объяснительной и по центру листа разместите название документа «Объяснительная записка».
В содержательной части записки укажите событие (отсутствие на рабочем месте такого-то числа), ставшее основанием для составления документа. Опишите обстоятельства, которые сложились таким образом, что вы были вынуждены пропустить рабочий день. Подведите итог сказанному, сформулировав кратко причину вашего вынужденного прогула. Распишитесь и укажите рядом расшифровку подписи (фамилия и инициалы).