Научиться писать деловые письма не так сложно, как кажется – нужно следовать ряду правил, которые необходимы при составлении подобной корреспонденции. Первое правило – это точность. В процессе написания письма следите за тем, чтобы оно было точным, и чтобы в нем отсутствовали слова-паразиты, а также профессиональный жаргон, сленг и разговорные слова, которые не соответствуют стилистике деловой переписки.
Избегайте в тексте письма понятий и терминов, которые могут быть истолкованы двояко или неверно.
Будьте максимально лаконичны – старайтесь уместить полноценную и законченную мысль в наиболее короткий формат. Не расписывайте на три страницы то, что может поместиться в паре предложений. Письмо должно быть интересно вашему адресату, и ему важно извлечь из него ценную информацию, что становится проблематичным в случае, когда письмо оказывается слишком длинным.
Первую фразу письма стройте так, чтобы она вызвала стойкий интерес у адресата – это значит, что в первых фразах должна содержаться ключевая информация о том, что будет далее описано в письме. Не стоит делать длинное вступление из пространных и бессодержательных приветствий.
Составляя формулировки письма, будьте убедительны, грамотны, а также не забывайте аргументировать свои слова фактами, примерами, ссылками, какими-либо документами или материалами.
Никогда не поручайте написание деловых писем секретарям или сотрудникам – все письма пишите сами. В этом случае вы сможете быть уверены в том, что письмо написано по всем правилам, с учетом точки зрения адресата и его индивидуальных особенностей и интересов.