Для начала продумайте причину вашего опоздания, постарайтесь сформулировать её таким образом, чтобы у руководителя не возникло сомнений. Причина должна быть однозначно уважительной, если вы не хотите получить дисциплинарное взыскание. Подготовьте доказательства, объясняющие ваше опоздание и подтверждающие правдивость ваших заявлений. Это может быть справка из поликлиники или, к примеру, копия повестки в суд.
Составьте документ в простой письменной форме, но с соблюдением основных требований ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В некоторых организациях существуют готовые унифицированные формы для различных типов объяснительных. В таком случае попросите кадровика предоставить вам образец для составления собственной записки.
В правом верхнем углу листа напишите реквизиты адресата в формате "кому". Внутренние документы согласно правилам делопроизводства адресуются руководителю предприятия. Поэтому здесь укажите его должность, название организации, фамилию и инициалы. Далее напишите название документа "Объяснительная записка", расположив его по левому краю листа. Под названием сообщите дату составления документа. В содержании записки укажите дату опоздания и время. Опишите причины случившегося и перечислите прилагаемые документы. Напишите свою должность, распишитесь и расшифруйте в скобках подпись.