Табель заполняется ответственным человеком, который назначается приказом руководителя. Если у вас в предприятии несколько подразделений, то целесообразно назначить несколько табельщиков. Чаще всего эта роль возлагается на кадрового работника или на бухгалтерию.
Табель учета рабочего времени составляется ежемесячно и открывается за два–три дня до его начала. Данные о сотрудниках вносятся на основании приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, а также на основании предыдущего табеля (в том случае, если никакого кадрового движения не было).
Этот документ имеет несколько граф. Сначала вписывается порядковый номер, ФИО сотрудника (можно просто фамилию и инициалы), табельный номер сотрудника. Далее следует указать количество отработанных часов, подвести итоги в конце месяца и записать сверхурочные часы работы, количество неявок.
Не забудьте также заполнить шапку формы. Наименование организации следует писать полностью, например, Закрытое акционерное общество «Восток». Затем укажите структурное подразделение, например, администрация. Затем укажите структурное подразделение, например, администрация. Номер табеля учета рабочего времени следует проставлять по порядку, дата составления – первый день месяца, период – полный месяц.
Также в табеле можно записывать промежуточные итоги, обычно это делается в середине месяца. В графах 4 и 6 в форме № 12 имеются две строчки, это сделано для того, чтобы была возможность проставлять виды затрат рабочего времени и количество часов, например, Я (явка) и 8(количество часов).
В табеле учета рабочего времени вместо привычного обозначения видов затрат можно использовать коды: работа в дневное время указывается как Я или код 01, работа в ночное время – Н или код 02, работа в выходные или в дни праздников – РВ или код 03, сверхурочная работа –С или код 04, работа вахтовым методом –ВМ или код 05 и так далее.
Документ оформляется в одном экземпляре и в конце месяца подписывается руководителем организации и кадровым работником.