В день прогула составьте акт о нарушении работником трудовой дисциплины. В акт о нарушении внесите следующие данные:
- место и дату составления;
- должность, фамилию и инициалы составителя акта, его подпись;
- должности, фамилии и инициалы не менее двух свидетелей прогула, их подписи;
- текстовое описание нарушения;
- дословные предварительные объяснения нарушителя;
- подпись нарушителя (если он отказывается подписывать акт, то поставьте об этом специальную отметку).
Возьмите у нарушителя объяснительную записку о причинах прогула. Если сотрудник отказывается давать объяснения в письменном виде, составьте соответствующий акт об отказе, или отразите этот факт в акте о нарушении. Для составления акта привлеките не менее двух свидетелей.
Напишите докладную записку на имя директора компании о нарушении трудовой дисциплины, приложив к ней все необходимые документы: акт о нарушении с подписями составителя, свидетелей и нарушителя, объяснительную записку.
Подготовьте проект приказа или распоряжения о применении к сотруднику взыскания: замечания или выговора. Проект приказа подписывает руководитель организации или лица, уполномоченные на это специальными документами – уставом, доверенностью, приказами.
Зарегистрируйте приказ в книге приказов организации, присвоив ему номер и дату составления.
В течение трех дней ознакомьте нарушителя с содержанием приказа о взыскании. Если сотрудник не соглашается поставить подпись ознакомления, аналогично акту об отказе от дачи объяснений составьте акт об отказе от подписи. В акте укажите должности и фамилии двух свидетелей отказа.