Начните с шага определения действий. Выявите все задачи, необходимые для выполнения проекта. Запишите все задачи. Внесите результаты, которые должны быть достигнуты в поле «Структуры декомпозиции работ». Программа должна показать цепь последовательности действий для выполнения работы. Если сведений пока недостаточно, вам придется обратиться к базам данных, чтобы собрать недостающие данные. Впрочем, на этом этапе можно ограничиться и той информацией, которая у вас уже есть или использовать WBS.
Теперь задайте последовательность действий с зависимостями. Будут выявлены все зависимости связанных задач. Все это фиксируется программой в графике работ. Проанализируйте каждую из задач, чтобы выявить типы зависимостей от дополнительных задач по проекту.
На этом этапе выявляются ресурсы и их доступность для проекта. Обратите внимание, что в реальности могут быть задействованы не все возможности по их использованию, так же как и в программе не все члены группы. Назначьте ресурсы для каждой отдельной задачи (например, при помощи диаграммы Ганта). В самой нижней точке WBS кликните мышью на списке в столбце «Имена ресурсов» и выберите возможного члена группы. Избегайте добавления более одного ресурса для каждой задачи. График работ, конечно, будет более длинным, зато используя его, вы сможете лучше контролировать отслеживание ресурсов в ходе выполнения проекта.
На данном этапе происходит оценка длительности действия каждой из задач (т.е. числа рабочих периодов, необходимых для ее выполнения). Работая в Microsoft Project, длительность можно задать в месяцах, неделях и днях. Различайте между собой типы длительности, так как выбор каждого из них впоследствии будет влиять на доступность ресурсов и прогнозируемые сроки окончания работ по проекту.
На последнем этапе проводится анализ графика работ и рассмотрение всех последовательностей, длительностей и обязательных ограничений по графику. Целью этапа будет являться проверка правильности составления графика. Проверьте, верно ли указаны длительности. Скорректируйте выделение ресурсов (лучше вручную) для реалистичности выполнения задач по проекту.