После издания приказа кадровый работник делает запись в трудовой книжке сотрудника. Указывает номер порядковой записи арабскими цифрами, дату приема на работу. В сведениях о работе пишет, на какую должность, в какое структурное подразделение, в какую организацию принят данный работник. Основанием записи служит приказ о приеме на работу, изданный первым лицом организации. В основаниях вписывается номер и дата издания приказа.
Работник сдает свою трудовую книжку на хранение работодателю. Кадровая служба регистрирует каждую сданную трудовую книжку. Для этого в книге учета трудовых книжек проставляется дата заполнения трудовой книжки, которая соответствует дате издания приказа директором предприятия. Бланк книги учета трудовых книжек утвержден постановлением Министерства Труда РФ от 10 октября 2033 г. за № 69. Кадровик пишет полностью фамилию, имя и отчество сотрудника, сдавшего трудовую книжку, указывает ее серию и номер, которые вписаны на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с записью в данном документе сведений о работе сотрудника кадровик пишет должность, на которую принят сотрудник, название структурного подразделения и полное наименование предприятия. В соответствующей графе указывается номер и дата издания приказа о приеме на работу.
Работник предприятия, у которого в ответственном хранении находятся трудовые книжки, пишет расписку о получении данной трудовой книжки. При увольнении сотрудник должен написать расписку о получении своей трудовой книжки на руки, кадровик указывает дату получения книжки, которая соответствует дате увольнения работника с предприятия.