Проведите инвентаризацию трудовых книжек на предприятии по описи в соответствии с формой №ИНВ-16, утвержденной постановлением №88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года «Об утверждении унифицированных форм». Создайте инвентаризационную комиссию приказом предприятия. Назначьте ответственное лицо для учета и хранения трудовых книжек.
Составьте акт о списании. Заполнение документов ведется руководителем предприятия или ответственным лицом за учет и хранение бланков трудовых книжек. Акт не регламентирован законодательством, поэтому заполняется в свободной форме или на бланке актов предприятия. Обязательно укажите наименование организации, наименование документа и дату его составления, содержание хозяйственной операции о списании. Укажите количество трудовых книжек, подлежащих списанию, и их стоимость. Укажите в акте причину списания, реквизиты трудовых книжек и дату списания.
Составьте приказ на бланке организации о создании ликвидационной комиссии бланков строгой отчетности. Заверьте приказ подписью руководителя и печатью предприятия. Укажите всех членов ликвидационной комиссии в акте списания с описанием занимаемых ими должностей на предприятии. Составьте приказ о назначении ответственных лиц за списание. Укажите ответственных лиц за списание и заверьте акт их подписями на основании п.2 ст.9 закона России №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете». Заверьте акт печатью организации.
Подшейте к составленному акту чистые бланки трудовых книжек. Внесите в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей запись о списании соответствующей трудовой книжки, согласно постановлению №69 Министерства труда РФ от 10 октября 2003 года. После уничтожения бланков необходимо списать их стоимость с бухгалтерского счета, где они числились.