Вариант списания расходов на покупку ноутбука зависит от стоимости последнего. Статья 256 НК РФ приводит характеристики амортизируемого имущества, и в числе прочего к таковым характеристикам относится стоимость более 40000 р. Соответственно, если ваш ноутбук стоит меньше этой суммы, то он считается не основным средством, а малоценным, и его стоимость списывается единовременно в том налоговом периоде, когда совершилось приобретение.
Если стоимость ноутбука больше 40000 р., то он вносится на баланс как основное средство и подлежит амортизации в соответствии с учетной политикой предприятия. При этом следует ориентироваться на классификацию основных средств по амортизационным группам, утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 №1. Ноутбук в этой классификации относится к категории "электронно-вычислительная техника", то есть ко второй амортизационной группе со сроком полезного использования от двух до трех лет включительно. Точный срок полезного использования в пределах этих рамок устанавливается распоряжением руководителя. В течение этого срока затраты на ноутбук списываются постепенно в соответствии с амортизационной политикой. Срок определяется на основании технических характеристик и рекомендаций изготовителей, однако должен укладываться в указанные рамки, иначе неизбежны налоговые проблемы.
Если вы организация, осуществляющая деятельность в области информационных технологий, и у вас есть соответствующая государственная аккредитация, то вышеописанные сроки и условия к вам не относятся. Вы можете списывать расходы на электронно-вычислительную технику как материальные затраты. Разумеется, при этом вы должны выполнять требования, установленные Налоговым кодексом для организаций такого типа.