Поставьте перед собой четкую цель. Зачем вам нужна эта конференция? Что, в конечном итоге, вы хотите получить? Конференция может быть направлена на обеспечение компании надежными бизнес-контактами, на улучшение имиджа, на поиск инвесторов и т.д. В зависимости от этого выбирается определенное направление, которого следует придерживаться на протяжении процесса подготовки и проведения мероприятия. Помните, что цель должна быть досягаема, измерима и иметь реальные временны́е характеристики.
Дайте название мероприятию. Если оно проводится не в первый раз, то не забудьте указать нумерацию. Название должно быть ярким, броским, интригующим. Ваша целевая аудитория должна заинтересоваться конференцией.
Определите четкую целевую аудиторию. Даже идеально подготовленная и организованная конференция может не принести никакого эффекта, если вы пригласите на нее не «тех» людей. Задайте себе вопрос, кто должен выступать, чье мнение должно быть услышано, чем это мероприятие может быть интересно гостям. Попробуйте определить, где и как лучше общаться с потенциальной целевой аудиторией, что влияет на принятие нужных людей решения об участии в организуемом вами мероприятии.
Определитесь со временем и местом проведения конференции. Большинство конференций проводится в будни (кроме пятницы), если не предполагается длительное мероприятие. От места во многом зависит все мнение о событии в целом. У гостей отношение к конференции формируется еще тогда, когда они только ищут конференц-зал или отель. Поэтому как можно более подробно опишите маршрут, по возможности разместите указатели.
Объявите о проведении конференции. Выберите СМИ, к которым наиболее часто обращаются представители вашей целевой аудитории. Разместите в них рекламу или статьи о предстоящем мероприятии. Разошлите приглашения всем интересующим вас гостям. Будет это информационное письмо или красочный бюллетень, решать вам. В приглашении укажите место, время, название и направление конференции.
Соберите комитет, который рассмотрит все отклики на ваше предложение и отберет наиболее интересные и соответствующие теме заявки. После этого можно будет приступить к формированию программы мероприятия.
Распределите обязанности внутри команды. Кто-то отвечает за общение с гостями, кто-то решает все вопросы со СМИ, кто-то ведет мероприятие и т.д. Предоставьте всем участникам конференции дополнительные материалы о выступающих. Перед мероприятием обязательно проверьте всю технику.
Если вы понимаете, что не укладываетесь во временны́е сроки, установите лимит времени на каждое выступление и на количество вопросов. Обратитесь к аудитории с предложением задать выступающим все дополнительные вопросы уже после окончания мероприятия.