Учет времени
Оптимально спланировать рабочее время довольно сложно. В первую очередь из-за того, что тогда придется признаться самому себе в том, что львиная доля рабочего времени тратится на имитацию деятельности. Реально полезной работы почти не выполняется, много времени уходит на отвлеченные беседы или незапланированные перерывы.
Проводимый хронометраж покажет объективную картину занятости сотрудника на протяжении рабочего дня. Очень важно при этом отмечать даже мельчайшие детали (перекур или прогулку за очередной чашечкой кофе). Одного дня, чтобы получить реальную картину, будет явно недостаточно. Практика показывает, что записи следует вести не менее двух недель и повторять ежеквартально.
Эта процедура проводится не для того, чтобы оставить свой след в истории, а чтобы сотрудник смог сделать соответствующие выводы и изменить свое отношение к делу. Такой трезвый взгляд на хронометраж рабочего времени повысит эффективность и результативность работы.
Наиболее достоверная картина получается не в дни отпусков или авралов, а в начале или в середине месяца. При этом следует учитывать и тот факт, что время официального окончания трудового дня со временем окончания фактического совпадает далеко не всегда. Вы ведете хронометраж для себя, а не для инспекции, поэтому проставляйте время реальное.
Технические особенности проведения хронометража
График, согласно которому планируется рабочее время сотрудников, вещь важная. Но попытайтесь вести собственный хронометраж с момента утреннего подъема. Точка отсчета – момент покидания постели. В этом случае наблюдение за своим временем поможет вам не только в работе, но и в повседневной жизни. У вас появится время и на отдых, и на хобби, и на общение с семьей.
Любую смену деятельности необходимо сразу фиксировать. Через час поминутно восстановить что-либо достаточно проблематично. В список необходимо вносить разговоры по телефону (с кем, о чем, длительность), ответы на письма в электронной почте и время отдыха. Причем почту и звонки также следует поделить на личные и рабочие, исходящие и входящие.
На первый взгляд постороннему человеку может показаться, что человек в работе с головой, но ее результат часто оказывается близок к нулю. Хронометраж поможет понять причины такой безрезультатной долгой работы. Пусть не сразу, а постепенно, но приучать самого себя к самоорганизации обязательно нужно. Такой учет дело архисложное. Но в данном случае результаты очевидны.