Если ваша организация не очень большая, со скромным бюджетом и ей предстоит офисный переезд, тратить деньги на услуги транспортной компании необязательно. Такой переезд вполне можно организовать силами штатных сотрудников фирмы. Это позволит каждому работнику ощутить себя важной частью дружной команды.
В первую очередь нужно провести небольшую ревизию, а затем избавиться от ненужных и старых вещей, занимающих лишнее место. После этого следует создать инициативную группу и поручить ответственному сотруднику организацию офисного переезда. Таких ответственных может быть несколько человек - по одному на каждый отдел, причем у каждого должен быть свой объем работы.
Подготовив всю технику и остальное имущество, можно начинать их упаковывать. Каждую коробку необходимо подписать или промаркировать, чтобы избежать путаницы в процессе распаковки на новом месте. Следует все упаковать максимально рационально и компактно. Так, канцелярские предметы и документы нужно сложить отдельно друг от друга. Все важные папки с документами за несколько дней до переезда желательно сдать на хранение ответственному лицу, чтобы в дальнейшем они не пропали. Все личные вещи сотрудников, которые они принесли на работу из дома, на время переезда им лучше забрать обратно.
Самым сложным этапом организации офисного переезда является перевозка мебели. Ее можно транспортировать и в разобранном, и в собранном состоянии. Однако, чтобы ее разобрать, лучше пригласить специалиста. Аккуратно и ничего не сломав, он сможет все правильно разобрать, поможет сложить и упаковать. Такого специалиста можно найти почти в любой мебельной фирме. Оплачивать его услуги нужно за каждую собранную и разобранную единицу.
Если ваша фирма переезжает часто, мебель лучше не разбирать, так как от этого она довольно быстро сломается. В случае, если вы хотите перевозить мебель в собранном состоянии, ее понадобится максимально облегчить. Для этого следует снять со шкафов все стекла и зеркала, вытащить выдвижные ящики и полки. Декоративные элементы нужно обернуть упругим картоном, а подвижные элементы - закрепить скотчем. Кресла и стулья желательно подписать, а ножки, спинки и ручки мебели - обернуть пупырчатым полиэтиленом. Громоздкую мебель желательно перевозить в самую первую очередь.
Когда имущество компании будет готово к переезду, следует разделить сотрудников на две группы. Одна станет заниматься отправкой, а другая будет встречать транспортное средство, принимать мебель, а затем расставлять ее в новом офисе. После переезда необходимо убрать весь мусор в старом помещении. Чтобы упростить все эти задачи, можно заранее разработать план, который поможет скоординировать процесс и позволит облегчить работу каждого сотрудника.
Для того чтобы сберечь силы, нервы и время, вы можете обратиться в специализированное мувинговое агентство, которое специализируется на офисных переездах. Стоимость объема работ и услуг, используемые транспортные средства, на которых будет производиться переезд - все это сразу оговаривается и фиксируется в договоре. Поскольку такое агентство специализированное, его сотрудники обучены, а автомобили оборудованы специальными креплениями и подъемниками, за сохранность мебели и техники можно не беспокоиться.
Также специалисты мувинговых компаний аккуратно занесут мебель в новый офис. Вы сможете заказать у них разборку и сборку нестандартной и массивной мебели, отключение и переподключение офисной техники. Подобные фирмы работают и в выходные дни. А значит, ваши сотрудники смогут просто прийти в первый день недели в новый офис и сразу приступить к работе.