Должностная инструкция – основной документ, определяющий организационно-правовое положение каждой штатной единицы в структуре предприятия или в его подразделении. Это тот критерий, который использует работодатель при проведении аттестации или для оценки нарушений в случае привлечения к дисциплинарной ответственности. Несоответствие требованиям, перечисленным в этом документе, является достаточным основанием те только для административных взысканий, но и для увольнения работника.
Но это документ, необходимый не только для работодателя, но, в первую очередь, и для самого работника. В должностной инструкции должно быть дано четкое определение характера выполняемой в соответствии с данной должностью работы, а также приведены квалификационные требования, необходимые для этого. В этом документе дан перечень обязанностей, оговорены полномочия и права, а также определена ответственность за невыполнение его требований.
Официально оформленная должностная инструкция, подробно описывающая трудовые обязанности, соответствующие той или иной штатной единицы, должна быть разработана, утверждена и введена в действие приказом по организации. Кандидата, претендующего на вакантную должность, необходимо ознакомить с эти локальным нормативным документом еще до того, как с ним будет заключен трудовой договор, как это регламентирует ч.3 ст.68 ТК РФ.
Если этот нормативный акт имеет отношение к небольшому кругу работников, визу, подтверждающую ознакомление, целесообразно ставить непосредственно на самом документе, под основным его текстом, ниже подписи разработчика документа и виз согласования. Перед подписью работника можно сразу напечатать фрау: «С должностной инструкцией ознакомлен» или же работник должен написать ее своей рукой, поставить свою подпись, дать ее расшифровку и указать дату. В том случае, когда данная должностная инструкция касается большого числа сотрудников, целесообразно завести специальный журнал, в котором каждый, ознакомившийся с данным документом, будет расписываться с указанием свой фамилии, имени и отчества, должности и даты ознакомления.
Поскольку должностная инструкция тот документ, который регламентирует деятельность сотрудника, ему необходимо всегда иметь его под рукой, чтобы руководствоваться им. Поэтому можно визу ознакомления с должностными обязанностями дополнить фразой: «Экземпляр должностной инструкции мною получен». Заверенная копия этого документа, переданная под роспись работнику – гарантия того, что в случае трудового или судебного спора он уже не сможет сослаться на то, что забыл его положения.