Список гостей
Лучше всего начать организацию торжества с составления списка гостей. Именно от количества приглашенных, их социального статуса будут зависеть ваши дальнейшие действия. Бывает, что руководители не собирают всех знакомых в одном месте, и для коллег и знакомых по бизнесу устраивают отдельный праздник. Зачастую начальник не может сразу предоставить полный список приглашенных, в этом случае, можно самостоятельно набросать примерный состав возможных гостей, который будет подкорректирован виновником торжества. Заниматься этим лучше заранее, чтобы впоследствии было меньше ошибок, и никто не был забыт.
Далее необходимо разослать приглашения. Идеально, если они будут заказаны в дизайнерском агентстве. Предварительно лучше пригласить всех по электронной почте с подтверждением участия в мероприятии, а уже потом присылать красивую открытку-приглашение. Она обязательно должна быть именной, с указанием даты, места, времени проведения, тут же можно указать номер столика предназначенного приглашенному.
Всех приглашенных нужно разбить на группы. Это потребуется, например, для иногородних гостей, которым нужна помощь в оформлении билетов или бронировании гостиницы. Возможно, что всех приезжих родственников, вы сможете поселить в одной гостинице, заказывать билеты также удобнее сразу для группы людей. Также будьте готовы к частым контактам с самыми разными людьми посредством электронной почты и телефона с целью собрать информацию необходимую для приобретения билетов.
Организация праздника
Когда количество гостей оговорено, приглашения разосланы, нужно заняться выбором места для проведения торжества. Возможны разные варианты, но самый распространенный – это ресторан. Причем, он должен отвечать нескольким требованиям. Например, до него должно быть удобно добираться, зал должен быть расположен как можно дальше от кухни, кроме того, он должен быть довольно просторным, желательно наличие специально отведенного места для курения. В том случае, если вы планируете комбинированный банкет, то помещений должно быть два: для фуршета и непосредственно для праздника. Немаловажно заранее разузнать о возможности заведения удовлетворить ваши пожелания по меню и уровню обслуживания.
От места проведения банкета будет зависеть развлекательная часть праздника. За ее организацией лучше обратиться к специалистам, т.к. статус многих гостей будет достаточно высок, что не дает места самодеятельности. Перед тем, как обращаться в агентство по проведению праздников необходимо выяснить пожелания шефа относительно организации мероприятия и его финансирования. Можно попросить специалистов разработать несколько вариантов сценария праздника, а руководитель выберет наиболее подходящий для него. Чтобы сценарий был идеально подходящим, нужно предоставить организаторам информацию о юбиляре – его увлечения, интересы и достижения. Чтобы избежать неприятных моментов, необходимо заранее предупредить их о том, что вашему шефу будет неприятно. Когда сценарий будет готов, его нужно утвердить шефом.
Учтите, что вашего руководителя обязательно будут поздравлять и произносить праздничные речи, вручать подарки или даже выступать с какими-либо номерами. Чтобы вписать эти поздравления в программу номера, лучше заранее составить список желающих выступить и обговорить его с организаторами торжества.
Торжественный ужин
Обычно для таких торжеств выбирают банкет за столом с полным или частичным обслуживанием или сочетание любого из этих видов с фуршетом. Банкет с полным обслуживанием подразумевает собой торжество, когда гости сидят за столами, а блюда и напитки разносят официанты, при этом закусок, блюд и напитков на стол не ставят.
Самым распространенным является банкет с частичным обслуживанием, когда стол сервируют столовыми приборами, закусками, напитками, вазами с фруктами и горячими блюдами. Гости сами выбирают то, что им по вкусу.
Если подразумевается длительное мероприятие с большим количеством приглашенных, то сначала организуется фуршет. После того, как все гости соберутся, их проводят в другой зал, где и будет проходить банкет.
Составляя меню лучше приготовить несколько вариантов, затем обговорив их с руководителем. Можете посоветоваться в выбранном ресторане, исходя из своего опыта, они смогут подсказать универсальное меню, которое придется по вкусу всем приглашенным.
Не забудьте и об обязательном атрибуте любого дня рождения – праздничном торте. Сделать его лучше на заказ в проверенной кондитерской. Его дизайн и вкус должен отвечать пожеланиям юбиляра. Нелишним в этом случае будет вспомнить о его хобби и увлечениях.