Разработайте корпоративную форму для написания предложений и отчетов. Установите полномочия сотрудников, которые обязаны вести соответствующую документацию, создайте бланки или образцы, по которым она будет разрабатываться. Руководство компании должно следить за поступающими предложениями и отчетами и реагировать на них своевременно.
Напишите предложение от своего имени, если у вас имеются соответствующие полномочия. Вы можете направить его вашему непосредственному руководителю или директору предприятия. В предложении вы можете выразить свои мысли по поводу внесения изменений в том аспекте деятельности на предприятии, в котором вы компетентны.
Выносите только те предложения, которые, по вашему мнению, являются наиболее эффективными и будут одобрены руководством. Не следует указывать ложную информацию, порочить репутацию других сотрудников, а также направлять руководству слишком большое количество предложений. В этом случае вам могут вынести административный выговор.
Составьте отчет, в котором сообщите руководству все предпринятые вами действия по выполнению поставленных задач. Продумайте план отчета и разработайте его поэтапно, разбив свою деятельность на определенные периоды времени: часы, дни, месяцы и т.д. Удобнее всего это делать в виде таблицы или списка.
Сообщите результаты работы, выполненной в каждом периоде. В конце сообщите итог всей вашей деятельности, укажите, насколько полно вы выполнили весь объем работы. Отметьте все проблемы технического и иного характера, с которыми вы сталкивались в процессе деятельности.
Приложением к отчету могут стать различные документы, подтверждающие проведенную работу. Направляйте отчет руководству в установленные регламентом сроки. Как правило, делать это нужно еженедельно или ежемесячно. После рассмотрения отчета или нескольких поступивших предложений руководитель может устроить рабочее совещание и огласить свое мнение.