Согласно Налоговому кодексу, существуют два законных способа, по которым списываются горюче-смазочные материалы (ГСМ) для автотранспорта компании. В соответствии со статьей 254 НК, ГСМ будут являться материальными расходами, если автотранспорт применяется непосредственно в процессе производства. При использовании автомобилей для управленческих и прочих нужд бензин и другие ГСМ будут учитываться в составе других расходов по производству и реализации.
Обратите внимание на порядок нормирования расходов на ГСМ. Для этого обычно применяются нормы, утвержденные в распоряжении Минтранса РФ под номером АМ-23-р. В данном документе указан порядок расчета расходов за использование определенных единиц автотранспорта. Если в текущем распоряжении не упоминается вид или марка вашего транспортного средства, лимит нужно рассчитать самостоятельно, используя рекомендации завода-изготовителя, а также технические характеристики транспортного средства. Руководитель предприятия должен самолично утвердить рассчитанный лимит приказом и занести его в учетную политику.
Будьте готовы к подтверждению расходов на ГСМ представителям налоговой комиссии. Для этого нужно подготовить путевой лист с подтверждением факта применения топлива в производственных нуждах. Можно воспользоваться унифицированной формой путевого листа, принятой на автотранспортных предприятиях. Вы можете разработать и свою форму, внеся в нее необходимые реквизиты, согласно Федеральному закону №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Также подготовьте чек контрольно-кассовой машины на АЗС, где был приобретен бензин с указанием количества топлива, соответствующим данным в путевом листе. Ежемесячно складывайте показатели по расходу бензина по всем путевым листам и списывайте топливо на общую сумму.