Приступите к написанию служебной записки. Для этого можно воспользоваться фирменным бланком организации или же обычным листом бумаги в зависимости от внутреннего регламента. Обозначьте исходящий номер письма в его верхней части. Это необязательный реквизит служебной записки, однако он может помочь в ускорении рассмотрения документа, особенно если одновременно начальству поступает сразу несколько деловых бумаг.
Оформите вводную часть записки. В правом верхнем углу укажите ФИО и должность лица, которому будет направлена служебная записка, после чего напишите фамилию, инициалы и должность отправителя. Немного отступите и напишите по центру строки название документа - «Служебная записка».
Опишите суть возникшей проблемы или вопроса, по которым вы направляете записку руководителю. Также в зависимости от цели создания документа вы можете, к примеру, отчитаться в выполнении порученного вам задания, написать жалобу на сотрудника, указав на недостатки в его работе и т.д. Напишите обо всем, что, по вашему мнению, должно знать начальство, поскольку нередко умалчивание о чем-либо важном приводит к незаконным действиям в рабочем коллективе, срыве сроков заданий и всяческим убыткам.
Напишите заключительную часть записки, в которой попросите руководство принять определенные меры по решению вопроса или проблемы. Если нужно, сообщите в какие сроки это нужно сделать, а также укажите всю необходимую информацию для того, чтобы все перечисленное выше было принято к сведению как можно скорее.
В нижней части листа поставьте текущую дату и вашу роспись. Прикрепите к записке какие-либо приложения, если, к примеру, вам нужно доказать факт того или иного деяния, совершенного другими работниками. Передайте записку в исполнительный отдел или непосредственно в руки к руководителю.