Правильно организованные файлы в компьютере экономят время
Для тех, чья работа непосредственно связана с использованием компьютера, в первую очередь важно держать в порядке все электронные документы и файлы. В идеале под рабочие документы нужно выделить отдельный раздел жесткого диска, где уже вы создадите требуемое количество папок для хранения файлов.
Как показывает практика, проще всего находить файлы в соответственно названных папках, подпапки которых разделены согласно датам создания документов. Т.е. в папке «Отчеты» следует создать папку «2014 год», в которой создается папка «Январь», куда уже будут сохраняться все январские отчеты.
Если же ежемесячно приходится создавать и сохранять более 20-30 документов, то в папке месяца для удобства можно создавать подпапки с датами.
Рабочий стол, который улучшает продуктивность
Вы едва ли представляете, сколько времени в месяц вы суммарно тратите на поиск ручек, маркеров, блокнотов, нужных документов и журналов на рабочем месте. А ведь всего за пару часов вы можете освободить рабочий стол от всевозможных ненужных мелочей и тем самым упростить доступ к действительно важным вещам.
В первую очередь уберите с рабочего стола:
- милые статуэтки;
- открытки и рамки с фотографиями;
- развлекательные журналы, книги и каталоги, если те не требуются вам по работе;
- записки с номерами телефонов и прочими данными.
Предварительно перепишите нужно информацию с листочков в ежедневник.
На столе должны остаться только нужные документы и ежедневник с канцелярскими принадлежностями - ничего больше. Для последних, разумеется, нужно приобрести специальный пенал или стаканчик, чтобы они были в радиусе прямого доступа и не были рассыпаны по всему столу. А документы прекрасно помещаются в специальные надставки, которые несложно найти в любом канцелярском магазине.
Организация рабочей атмосферы
Последний этап улучшения собственной эффективности - создание правильной атмосферы на рабочем месте. Никаких радио, фильмов, ярких плакатов, отвлекающих внимание, и прочей мишуры. На работе нужно работать и только тогда будет возможность достичь каких-то успехов в выбранной сфере деятельности. В идеале, если ваша работа не связана с глобальной сетью, интернет в рабочее время также нужно отключать, это также добавит вам не меньше часа рабочего времени в день.