Если организация крупная, целесообразно нанять работника на каждый участок. Допустим, для учета кадровых документов необходим один сотрудник, для ведения бухгалтерского учета – другой или даже несколько. В должностной инструкции четко пропишите обязанности каждого человека, работающего у вас в штате. В первую очередь сюда включите пункт о порядке ведения документации.
При желании сэкономить средства можете вести документацию самостоятельно. Для кадрового учета приобретите несколько папок и тетрадь. Папки нужны будут для группировки документов. Например, вы можете сделать папку под работников, которые работают в организации в настоящее время; другая папка необходима для архива. Чтобы упростить поиск информации, записывайте данные в тетрадь. Допустим, приняли сотрудника на работу. В тетрадь занесите краткую информацию о нем, также укажите ту папку, в которой можно найти более подробные данные.
Обязательно следите за обновлением документов. На каждого сотрудника вы должны оформить личную карточку, сюда же заносите все сведения о работе. Например, ушел работник в отпуск, впишите эту информацию в карточку. Также вы должны ежемесячно заполнять табель учета рабочего времени.
Бухгалтерский учет более сложен и трудоемок. Для его ведения вам понадобятся специальные знания. Обязательно следите за изменением законодательных актов. Документы должны находиться в папках («Договора», «Банк», «Кассовая книга», «Счет-фактуры выставленные», «Счет-фактуры полученные», «Авансовые отчеты» и т.д.). Все документы должны быть разложены в хронологическом порядке. Некоторые архивы вы должны будете нумеровать, прошивать и заверять печатью и подписью. К таким документам относится кассовая книга, книга продаж, покупок и другие.