Объяснительная - это письменное подтверждение работником своей вины. Поэтому прежде чем ее написать, внимательно изучите свои права и обязанности. Впрочем, это нужно было сделать сразу при начале работы на данной должности. Если вы не видите ничего предосудительного в своих действиях, можете отказаться от написания этого документа. Согласно части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ начальство не вправе расценить ваш отказ от объяснений как дисциплинарное нарушение. Однако имейте ввиду, что в случае отказа вы рискуете испортить отношения с руководством.
В случае, когда нет возможности отказаться от составления объяснительной, не приступайте к ее написанию сразу. Возьмите тайм-аут, посоветуйтесь с юристами и коллегами по работе. За это время ваши эмоции улягутся, и вы сможете вполне реалистично изложить свою точку зрения на происшествие. От ваших письменных признаний зависит многое, в том числе вероятность штрафа, понижения в должности или даже увольнения по несоответствию занимаемой должности.
Пишите этот документ в классическом варианте. Это означает, что во-первых, он должен быть размером не более полутора листов формата А4, а лучше - еще меньше. Если конечно, ваша работа не связана с ответственностью за человеческие жизни и данное происшествие не связано с их гибелью. Во-вторых, пишите по существу: дата и время события, ваши конкретные действия и их основание. То, чем вы руководствовались при принятии решения. Не забудьте упомянуть, что в той ситуации вы действовали в связи со сложившейся обстановкой. Тем самым вы смягчите восприятие своих действий в глазах того, кто будет принимать решение по вашему вопросу.
Напечатайте объяснительную на компьютере, неразборчивый почерк может навредить вам в случае разбора происшествия на комиссии по трудовым спорам.
Неправду писать не стоит, все равно она выплывет наружу и обернется против вас. Не оправдывайте свои действия, опишите их как бы со стороны, без эмоций. Используйте только «сухой» канцелярский язык, т.е. документ должен быть простым и понятным изложением фактов. Не пытайтесь взвалить всю вину на своих коллег или других людей, причастных к данному делу. Иначе вместо объяснительной получится эмоциональный рассказ, какие плохие люди вас окружают. Обязательно признайте свою вину, если она существует.
Помните, объяснительная - это не смертный приговор. Жизнь на этом не кончается, поэтому продумайте, как из произошедшего события извлечь для себя пользу. Если вы остались на прежнем месте работы, может быть имеет смысл написать начальству заявление о том, как устранить недостатки производственного процесса, которые и впредь могут привести к подобным происшествиям.