В первую очередь вы должны получить у сотрудника согласие на принятие дополнительных обязанностей, об этом гласит статья 60.2 Трудового кодекса РФ. Для этого оформите уведомление на его имя. Здесь укажите причину (например, в связи с отпуском основного сотрудника), период замещения. Отдайте документ на подпись человеку, которому он адресован (его подпись будет означать согласие).
Включите в нормативный акт правила о временном возложении обязанностей. Это условие вы можете прописать в документе «Правила внутреннего распорядка».
Обязательно оформите дополнительное соглашение к трудовому договору, ведь вы меняете одно из условий (а иногда и несколько). Здесь укажите, что именно поручается сотруднику. Например, курьер ушел в отпуск. Его обязанности вы возлагаете на секретаря. В дополнительном соглашении пропишите то, что сотрудник должен работать с документами, а именно: доставлять и принимать их у контрагентов, инстанций и других организаций.
В дополнительном соглашении укажите и срок замещения. Вы можете написать конкретную дату, а можете и просто прописать, что обязанности возлагаются на время отсутствия основного сотрудника на рабочем месте.
В этом же документе зафиксируйте оплату. Помните, что возложение обязанностей влечет за собой дополнительную работу, поэтому не оплатить ее вы не можете. Дополнительная заработная плата может быть указана как в процентном соотношении от оклада, так и в фиксированном размере.
Оформите приказ о возложении дополнительных обязанностей. Унифицированной формы Правительством РФ не разработано, поэтому составьте ее самостоятельно и утвердите в учетной политике предприятия. Здесь также укажите период замещения, Ф.И.О. сотрудников, а также размер доплаты. Отдайте приказ для ознакомления сотруднику.