Не зря говорят, что тот, кто владеет информацией, владеет миром. База данных, поддерживаемая в актуальном состоянии и постоянно обновляемая, с каждым годом представляет собой все большую ценность. Поэтому ведение ее включает в себя и защиту от несанкционированного доступа, и регулярное резервное копирование, и разграничение функций, которые могут выполнять с ней операторы и пользователи, имеющие разные уровни допуска.
Решите эти задачи еще до того, как начнете собирать и систематизировать информацию. Определите уровни допуска вместе с руководителем предприятия или информационного отдела и назначьте их вместе с системным администратором. Разработайте документы, регламентирующие ведение базы данных. Они должны быть написаны для пользователей разных уровней: оператора, программиста, администратора базы данных.
Продумайте структуру информации для каждого абстрактного объекта, сведения о котором будут вноситься в базу данных. Определите поля, которые будут заполняться и тип информации, которая будет в них: целые, дробные значения, даты, строки, изображения и пр. Структура должна давать самое полное представление об объекте и его свойствах и характеристиках.
Напишите в руководстве оператора общие принципы ведения базы данных и внесения информации для полей каждого типа. Вы должны четко понимать, что структурированная подобным образом информация, предоставляет неограниченные возможности для автоматического анализа. Поэтому пишите правила ведения базы данных с учетом тех выборок и запросов, которые будут производиться впоследствии, при анализе и обработке информации.
Проведите обучение операторов, ознакомьте их с инструкциями и руководствами. Они должны расписаться в том, что услышали и знакомы с правилами ведения базы данных. Строго наказывайте операторов, допускающих систематические ошибки и некорректно осуществляющих ввод информации, что значительно снижает ее ценность и возможность систематизации.