Напишите уведомление сотруднику о необходимости получения им трудовой книжки. Укажите в документе просьбу личной явки сотрудника за основным документом о трудовой деятельности. Вторым вариантом выхода из ситуации впишите получение трудовой книжки через почту. Напишите на конверте адрес прописки работника или адрес его места жительства, который он указал при поступлении на работу. Перешлите письмо с уведомлением о вручении, что является доказательной базой о получении уведомления специалистом.
Дождитесь ответного письма от работника. Если такого не поступает в течение месяца, направьте еще одно подобное уведомление. При получении ответа от сотрудника вышлите трудовую книжку по почте. Но перед этим обязательно составьте опись документов, которые будут входить в письмо. Как правило, такое письмо оценивается. Укажите стоимость его оценки. Впишите на конверте адрес сотрудника, отправьте письмо. Попросите почтальона уведомить вас о вручении специалисту.
При отказе специалиста от получения трудовой книжки лично или по почте составьте акт. Пропишите в нем персональные данные работника, его должность, по которой он трудился. Укажите факт отказа от получения основного документа о подтверждении трудовой деятельности. Учтите, что за задержку выдачи трудовой книжки работодателю грозит административная ответственность в виде наложения штрафа. Поэтому обезопасьте себя от возможных трудовых споров, затрат. Напишите в акте данные двух-трех свидетелей отказа работника, ознакомьте их с документом под расписку.
Подшейте трудовую книжку, акт об отказе ее получения в личное дело специалиста. В таком виде сохраняйте документ о трудовой деятельности два года. Если сотрудник явится за документом, выдайте трудовую книжку по первому требованию. При наличии доверенности у близких родственников сотрудника передайте им документ под расписку. Если работник так и не явится забирать книжку, отправьте ее в архив, где вы обязаны хранить документы строгой отчетности в течение 50 лет.