Если в вашей фирме изначально предполагается отправление работников в командировку, порядок оформления документов и возмещения расходов во время поездки пропишите в коллективном договоре, другом локальном нормативном акте организации. Как правило, такой документ называется положением о командировке. Обязательно ознакомьте сотрудников под расписку с договором. При наличии в фирме профсоюзной организации учтите мнение ее председателя, являющегося выборным органом.
После возвращения сотрудник обязан оформить отчет по командировке, в том числе и авансовые отчет, на основании этих документов производятся выплаты. Причем авансовые отчет заполняется в течение трех дней с момента прибытия в компанию. При отправлении в поездку работнику бухгалтерией выдаются подотчетные деньги. Если сумма фактически потраченных и выданных ранее денежных средств специалисту отличаются между собой, делается перерасчет. В таком случае разница возвращается работником в кассу предприятия, если она положительная, или выдается сотруднику при отрицательном результате. Причем сумма документа АО-1 утверждается директором. Только после этого производятся выплаты, перерасчет (если это имеет место).
При оформлении авансового отчета на оборотной стороне документа специалистом, вернувшимся из командировки, прописывается перечень затрат, произведенных в поездке. Затем пишется список документов, являющихся подтверждением расходов. Это билеты (авто, авиа, ж/д), чеки на оплату питания, жилья и других затрат, которые согласованы с работодателем. Учтите, что суточные подтверждать не нужно, так как их размер, как правило, фиксированный. Все расходы, связанные с командировкой, освобождаются от обложения налогом на прибыль. Причем имеются установленные суммы, в пределах которых можно учесть суточные в качестве расходов, освобожденных от уплаты налога.