Заседание может проводиться в плановом порядке с утвержденной регулярностью, или быть спонтанным, собранным для решения накопившихся текущих вопросов или фарс-мажорных обстоятельств. В любом случае ведет заседание должностное лицо, назначенное на этот пост официально. По сути, заседание проводится для того, чтобы дать возможность специалистам высказать свое мнение по тому или иному вопросу и принять коллегиальное решение.
Необходимо сообщить всем тем, кто должен присутствовать на заседании, его повестку: тему и перечень вопросов, требующих обсуждения, а также время и место проведения заседания. Это можно сделать телефонограммами или с помощью официальных уведомлений. Как правило, состав участников заседаний, уполномоченных для решения конкретных вопросов, определен. Поэтому, на заседании должен быть кворум, обеспечивающий легитимность принятых на нем решений. Перед началом заседания должен быть оформлен лист регистрации участников. Если кворум есть, то заседание можно будет начинать.
Ведущий заседание должен открывать его вступительным словом с указанием темы и перечислением вопросов, требующих решения, и закрывать собрание, резюмируя его итог. Его правом является предоставлять слово очередному выступающему, ставить вопросы на голосование и объявлять принятые решения. Он также обязан поддерживать порядок при проведении заседания и выносить постановления по порядку его ведения.
Неоспоримым правом ведущего является также прекращение записи желающих высказаться, ограничение времени их выступления и количества высказываний по одному и тому же вопросу. При нарушении порядка и регламента заседания ведущий может прервать или закрыть прения и закрыть или прервать заседание.
Во время заседания ведущий должен обеспечить заполнение протокола, который составляется по ходу и итогам этого управленческого действия. Протокол предназначен для документальной фиксации и оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятых решений.