Если вы разговариваете с начальством по телефону, потрудитесь найти тихое место, где хорошо ловит связь, а рядом с вами не проезжает непрерывный поток машин. Вряд ли шеф будет терпеть, если вы будете по нескольку раз переспрашивать, что он сказал, а связь будет регулярно прерываться.
Подготовьте документы, на которые вы планируете ссылаться во время разговора. Если вы ведете дела из дома, сядьте за рабочее место, включите компьютер или ноутбук, запустите необходимые программы. Не забудьте попросить домашних не отвлекать вас от важного разговора, уберите из комнаты домашних животных, которые могут вам помешать.
Позвонив шефу, уточните, не занят ли он, может ли уделить вам несколько минут. Семинары, конференции, совещания – ваш начальник не всегда готов поболтать с вами. Если шеф не отвечает или сбрасывает ваш вызов, не стоит продолжать настойчиво названивать, если только у вас не вопрос жизни и смерти. Лучше перезвоните ему через пару часов или дождитесь, когда ваш начальник освободится и сам наберет вас.
Не начинайте разговор со слов-паразитов «ну», «это», «понимаете, такое дело, даже не знаю, как сказать». Никому не нравится, когда собеседник мнется и запинается. Если вы слишком волнуетесь, запишите то, что вы намереваетесь сказать начальнику, на бумажку. В случае если вы потеряете способность формировать членораздельные фразы, просто прочитайте слова с листка.
Не стоит употреблять сленговые выражения, если вы с начальником не являетесь близкими приятелями. Лучше показаться перед шефом вежливым человеком с хорошей грамотной речью, чем крутым и продвинутым.
Разговаривайте громко, четко и спокойно. Даже если вы скромная серая мышка, сделайте так, чтобы начальник услышал вас. При личном разговоре шеф может подойти поближе, а вот в беседе по телефону он, скорее всего, предпочтет свернуть разговор, и вы так и не сможете донести до него нужную информацию.
Говорите конкретно и по существу – экономьте свое время и время вашего начальника. Если вы обращаетесь к шефу с просьбой или с рациональным предложением, будьте готовы объяснить, для чего это нужно и какая от этого будет польза.
Помните, что важные разговоры лучше проводить с глазу на глаз. Вы собираетесь просить о прибавке к зарплате, планируете лечь в больницу на месяц или решили уволиться – проявите уважение к вышестоящему руководству и скажите начальнику об этом лично.