Правила написания отчета по кадрам излагаются в запросе внешней или вышестоящей организации К нему прикладывается форма-образец, в соответствии с которой нужно изложить запрашиваемую информацию. Как правило, трудностей с заполнением не возникает – это обычные статистические сведения о количестве работников, их образовании, возрасте и пр.
Отчеты по кадрам для внутренних потребностей организации могут быть разными, поскольку на каждом предприятии свои потребности. Поговорите с руководством вашего предприятия, обсудите, какие сведения о кадровом составе будут интересны, и с какой периодичностью их следует представлять. Разработайте и утвердите формы отчетности.
Основной отчет должен включать в себя статистические сведения о количестве работников с разделением на тех, кто имеет высшее или профессионально-техническое образование, с учетом возраста: до 50 лет, от 50 и старше, из них пенсионного возраста. Укажите общую численность работников по этим категориям, сколько из них замещают свои должности на конкурсной основе, сколько прошли аттестацию, сколько специалистов и руководителей признаны не соответствующими занимаемым должностям. В общем отчете отразите сколько работников предприятия за отчетный период обучались на курсах повышения квалификации, прошли стажировку за рубежом, а также имеют научные степени и звания.
В отчете по кадрам отразите имеющуюся на текущий момент потребность в специалистах с высшим и средним профессиональным образованием на начало и конец отчетного периода. Разбейте общее количество свободных вакансий по направлениям деятельности вашего предприятия, чтобы отчет был более наглядным.
Рассчитайте в отчете коэффициент текучести кадров, который равен отношению числа уволенных работников предприятия к среднесписочной численности сотрудников за этот же период. Есть смысл в отчете привести форму, отражающую причины увольнения: по собственному желанию, за прогулы или нарушения требований техники безопасности, по причине неудовлетворенности заработной платой или условиями труда, по естественным причинам. Коэффициент текучести кадров рассчитайте как общий, так и частный, связанный с одной из перечисленных причин.
Сделайте выводы по отчету, проанализируйте работу с кадрами и состояние трудовых ресурсов на предприятии. Предложите меры по улучшению работы и решению вопросов потребности в кадрах.