Заполняйте табель ежедневно, то есть фиксируйте все явки и неявки. В том случае, если сотрудник не появился на рабочем месте, не спишите ставить «НН», то есть неявку по невыясненным причинам. Дождитесь его появления, возможно, он предоставит вам листок нетрудоспособности.
Если вы ведете учет при помощи формы №Т-12, то в ней фиксируйте не только явку и неявку, но и рассчитывайте оплату труда.
Начните заполнение формы с «шапки». Напишите наименование вашей компании и структурного подразделения. Укажите порядковый номер документа, дату составления и отчетный период.
Далее перейдите к заполнению табличной части. Вы увидите, что она состоит из 17 граф, в каждую из которых нужно внести информацию. Если она отсутствует – поставьте прочерк.
Укажите номер записи, Ф.И.О. сотрудника и его должность. В следующей колонке напишите табельный номер, который был присвоен ему при приеме на работу.
Вы увидите колонки, которые будут разбиты на количество дней в месяце, каждая клетка будет разбита напополам. Это сделано для того, чтобы, помимо количества отработанных часов, вы указали код, например, если сотрудник отработал в будничный день, в колонке указывается код «01»; при служебной командировке – «06»; при сверхурочной работе – «04» и т.д.
В конце месяца подведите итог, то есть посчитайте количество отработанных часов за месяц, сверхурочных, ночных, праздничных. Также укажите количество неявок на работу, напишите и о причинах.
После заполнения первого раздела подпишите его у руководителя, кадрового работника и поставьте число.
Перейдите к заполнению раздела 2. Для этого по каждому работнику внесите информацию: табельный номер, размер тарифной ставки, количество отработанных часов или дней, вид оплаты. Посчитайте общую сумму зарплаты.
В следующей таблице вы должны подвести итог по всем сотрудникам. Здесь укажите число; посчитайте такие показатели, как человеко-дней, человеко-часов, человеко-простоев. Далее напишите общее количество явок и неявок на работу, внесите причины неявок и укажите численность работников в целом. Форму подпишите и отдайте на подпись руководителю.