Выберите программу для ведения переговоров. Если требуется общение исключительно в текстовом формате, то вам потребуется установить ICQ, QIP или Skype. Впрочем, первые две становятся все менее популярными, так как их вытесняют более современные разработки. Также пользуются различными почтовыми программами. Например, The Bat! или Microsoft Outlook.
Если требуется проведение видеоконференций, установите такую программу-клиент, как, например, Team Viewer или Microsoft Linc. Они позволяют вести переговоры в реальном времени с использованием различных видов коммуникаций: аудио- и видеосвязь, мгновенные сообщения, возможность демонстрации рабочего стола и передачи файлов.
Ни одна самая лучшая программа не заменит умения общения. Для проведения успешных переговоров соблюдайте несколько несложных правил.
Не забудьте правильно выбрать время звонка. Во-первых, не забывайте о разнице во времени. Во-вторых, планируйте вести переговоры так, чтобы они не приходились на конец рабочего дня или на время перед возможным перерывом.
Заранее подготовьте все нужные материалы. Если планируете демонстрировать экран, проверьте, чтобы в нужных папках не оказалось лишних файлов. Вряд ли вашему собеседнику будет интересно увидеть вашу любимую кошку или собаку, даже если они необыкновенно хороши.
Составьте план предстоящих переговоров. Запишите ключевые моменты, самые важные вопросы, продумайте свои возможные ответы.
Если оговорена видеосвязь, посмотрите, не попадет ли что-то лишнее в радиус обзора видеокамеры. Проверьте настройки звука. Не забудьте про собственную внешность.
Выходите на связь в точно назначенное время. Если это невозможно, обязательно предупредите собеседника.
Ведите записи важных переговоров. Это позволит не только вернуться впоследствии к каким-то важным моментам, но и оценить со стороны, насколько успешно вы провели переговоры. Такой взгляд со стороны даст возможность увидеть ошибки и, соответственно, совершенствоваться в нелегком искусстве переговоров.