Сшивать бухгалтерские документы нужно такими способами, чтобы исключить утерю, подлог или замену документов. Четких инструкций по данной процедуре не существует, каждая организация сшивает так, как считает нужным. Но все таки для правильного архивного хранения бухгалтерских документов, можно руководствоваться ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Перед прошивкой с документов нужно удалить булавки и любые металлические скрепления. На левом поле документа делайте 5 отверстий дыроколом или шилом. Располагаться они должны по вертикали, строго у левого края листа для сохранения читаемости текста и возможности перелистывания страниц. Документы поместите в твердую обложку из картона.
Прошивайте документы шпагатом или толстыми нитками на 2 раза для надежности с помощью прошивочной иглы. Оставшиеся концы ниток нужно вытащить на обратной стороне документов, оставив 5-6 см, и завязать узлом.
Сверху на узел из нитки наклеивайте квадрат из тонкой папиросной бумаги 5х6 см. Концы нити должны остаться видны. Толстую бумагу лучше не использовать, т.к. должен быть виден завязанный узел. Для склеивания используйте силикатный или канцелярский клей.
Сверху на наклеенный квадрат ставится печать организации таким образом, чтобы она захватывала часть листа документа. На наклейке также ставится подпись руководителя организации или уполномоченного лица. Подпись должна быть отчетливо видна и различима, ставится только после высыхания клея.
Сохранность заверенной наклейки, оттиска печати и прошивочной нити, служит гарантом неприкосновенности ваших бухгалтерских документов.