Работодателю необходимо написать предложение работнику, который будет совмещать должность отсутствующего сотрудника. Причем от своих обязанностей такой специалист освобождаться не должен. В предложении директор прописывает перечень функций, выполнение которых следует возложить на другого работника. Документ должен содержать размер вознаграждения за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. Это может быть процент от оклада или конкретная сумма.
Свое согласие или несогласие специалист должен выразить в заявлении, адресованном единоличному исполнительному органу. Работодатель не вправе принудительно возложить дополнительные обязанности на сотрудника без получения его положительного решения, что закреплено нормами законодательства о труде.
На основании заявления работника составьте соглашение к договору с ним. В нем пропишите условия труда (перечень функций, форма и размер выплат, срок замещения) совмещения должностей. Дата начала замещения должна соответствовать, к примеру, дате ухода в отпуск сотрудника, а окончание рекомендуется не датировать, а прописать моментом выхода на работу специалиста. Так вам не нужно будет продлевать совмещение в случае болезни отсутствующего работника. Проведите заверку соглашения подписью первого лица фирмы, замещающего отсутствующего специалиста сотрудника.
Составьте приказ. Его можно писать в произвольной форме. Шапка документа должна содержать обязательные реквизиты: название фирмы, номер и дата документа, город, где расположена компания. В приказе требуется написать тему, причину его издания. Тема в данном случае – совмещение должностей, причина – отсутствие работника по причине отпуска, болезни и другим. Распорядительная часть должна состоять из условий, которые прописаны в соглашении о совмещении. Проведите надлежащую заверку приказа, ознакомьте с ним работника.