Разработкой нового отдела и внесением его в существующую в компании организационную структуру, как правило, занимается специалист по персоналу. Ему следует предусмотреть вид структуры предприятия, все связи и подчиненность создаваемой службы ее руководителю, а также влияние численности фирмы на структурное подразделение.
После того как структура изменена, в нее внесена новая служба, ее следует рассмотреть директору предприятия. Единоличному исполнительному органу необходимо утвердить ее. Для этого издается приказ. В нем прописывается факт введения нового отдела, дату, с которой структурное подразделение становится действующим. Контроль над исполнением приказа возлагается на руководителя кадровой службы, которому нужно внести изменения в организационную структуру и уведомить работников компании о создании нового отдела. Документ заверяется подписью директора, печатью предприятия. Ознакомить с приказом следует начальника кадровой службы.
Так как создан новый отдел, его нужно внести в действующее штатное расписание. Для этого руководителю компании необходимо издать приказ. В нем прописывается название предприятия, дата и номер составления, город расположения организации. Тема приказа будет соответствовать внесению изменений в штатное расписание, причина – создание нового структурного подразделения. Распорядительная часть документа содержит в данном случае название новой службы, должности, которые войдут в нее. Возлагается ответственность над разработкой должностных инструкций работников созданного отдела на кадровых служащих, юриста, бухгалтера по расчетам заработной платы. Перечисленных выше работников нужно ознакомить с приказом. Заверяется документ подписью директора, печатью предприятия.
На основании приказа кадровикам нужно внести соответствующие изменения в штатное расписание и разработать должностные инструкции. При их составлении следует руководствоваться потребностями компании. Их содержание должно быть подробным и отвечать всем требованиям созданной службы и ее целям.