Положение об отделе регламентирует его ежедневную работу и определяет порядок оценки, контроля и приемки ее результатов, а также ответственность сотрудников данного подразделения. Основанием для положения об отделе служит типовой документ, регламентирующий работу подобных служб в данной конкретной отрасли. Как правило, разрабатывается положение руководителем структурного подразделения или группой его специалистов, согласовывается с бухгалтерией, юристами и кадровиками, а утверждается руководителем предприятия.
Положение об отделе оформляйте в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Для титульного листа используйте бланк вашего предприятия, на котором должно быть отражено не только полное наименование вашей организации, но и, если имеется, наименование вышестоящей. Напишите на нем также название структурного подразделения, регистрационный номер документа, грифы согласования и утверждения, заголовок документа.
Продумайте основные разделы, которые должны быть отражены в структуре данного документа. Обычно, в ней даются общие положения, перечисляются задачи и функции отдела, права и обязанности сотрудников. Завершить текст следует заключительными, обобщающими положениями.
В общих положениях отразите статус подразделения, его подчиненность и место в общей структуре предприятия. В нем должен быть прописан порядок назначения и снятия руководителя, его замещения на время болезни и отпуска. Здесь же перечислите порядок зачисления и увольнения сотрудников.
Перечислите содержание задач, которые стоят перед отделом, сформулируйте основные направления его деятельности. В разделе функции подробно опишите деятельность отдела, зоны ответственности и степень самостоятельности подразделения в принятии управленческих решений.
Составьте перечень прав и обязанностей, которыми необходимо обладать сотрудникам данного подразделения для того, чтобы решать проставленные перед ними задачи.
Отдельными пунктами определите порядок действий руководителя отдела и его сотрудников. Перечислите те позиции, за которые несет персональную ответственность руководитель, и те, где ответственность – коллективная. Она должна быть дифференцирована в зависимости от занимаемых должностей и, соответственно, от должностных обязанностей. Определите квалификационные требования к должности руководителя и остальным должностям, в соответствии со штатным расписанием.
В заключении отразите порядок взаимодействия данного отдела с другими структурными подразделениями вашего предприятия и условия, обеспечивающие его деятельность – наличие и количество компьютеров, оргтехники, телефонов и т.п.