Оформление этого документа должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. В нем должны быть отражены общие положения, перечислены функции, выполняемые конкретным сотрудником на конкретном рабочем месте, обязанности, которые он должен выполнять в соответствии с занимаемой должностью. В должностной инструкции также необходимо перечислить права, оговорить его ответственность и определить порядок взаимоотношений с работниками других должностей.
В общих положениях сошлитесь на локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения на вашем предприятии, а также на положение об отделе. Эти документы являются правовой основой для написания должностных инструкций. Установите сферу деятельности работника и определите порядок его назначения на данную должность и замещения по ней во время болезни или отпуска. Перечислите квалификационные требования к должности.
Продумайте всю технологию работы отдела, составьте схему и определите по ней те обязанности, которые следует выполнять каждому. Перечислите в должностной инструкции на каждое рабочее место те функции, которые сотрудник должен выполнять для обеспечения бесперебойной работы отдела.
Перечислите для каждого обязанности, которые предполагает занимаемая должность. Чем она выше, тем большая квалификация должна требоваться для выполнения этих обязанностей. Перечислите конкретные задачи, которые должен решать специалист на данном рабочем месте. Предложения следует начинать со слов: «обеспечивает», «контролирует», «принимает участие», «курирует» и т.п.
Определите права, который имеет сотрудник, занимающий данную должность, которые позволят ему беспрепятственно выполнять возложенные на него обязанности и функции. Установите виды ответственности за то, что специалист не смог воспользоваться предоставленными правами, за невыполнение обязанностей в срок или ненадлежащее их выполнение.
Составьте список тех должностных лиц, с которыми специалист должен взаимодействовать по работе и с которыми он должен поддерживать служебные отношения. Определите порядок и сроки обмена информацией, порядок документооборота.