Возьмите специальный бланк. Его можно приобрести практически в любом магазине канцелярских принадлежностей в соответствующем отделе. По сути, он представляет собой обычный журнал, который разлинован в соответствии с требованиями вносимой информации. Необязательно использовать отпечатанный в типографии бланк, можно заменить его бытовой тетрадью, например, но при этом необходимо помнить, что ведение книги покупок подразумевает поэтапное внесение счетов-фактур, а значит должна отсутствовать возможность записи между строк. Разлиновка страниц должна быть правильной, клетка недопустима.
Пронумеруйте страницы по порядку. Обычно номер ставится вручную, за редким исключением, которое возможно в том случае, если книга покупок уже пронумерована. Это обязательное требование, необходимо предотвратить исчезание и замену листов.
Прошнуруйте документ. Обычные крепления в виде скрепок неприемлемы, поэтому любая книга покупок должна быть прошита, опять же во избежание выпадения и пропажи страниц. Если ее не прошнуровать, то она не будет считаться официальным документом.
Заполните титульный лист. На заднем форзаце нужно написать количество страниц, которое находится в книге, дату ее создания (как вариант – дату внесения первой записи). Подлинность сведений должна быть подтверждена подписями руководителя организации и главного бухгалтера, а также печатью компании.
Заполнение книги покупок – ответственное мероприятие, записи вносятся поочередно по мере поступления товаров и перехода прав собственности на них. Поскольку речь идет о документе строгой отчетности, то существует целый ряд требований по работе с ним. Исправления недопустимы, а если было вписаны неверные сведения, то они аккуратно зачеркиваются горизонтальной линией, и рядом прописывается нужная информация со словами «исправленному верить». Каждое исправление должно быть дополнительно заверено подписью главного бухгалтера.