Чтобы составить приказ, руководитель должен получить письменное согласие сотрудника. Для этого составьте дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет прописан срок, обязанности и условия временного исполнения должностных обязанностей на время действия приказа. Если у работника в период замещения не изменятся должностные обязанности и условия трудового договора, дополнительное соглашение можно не составлять.
После подписания соглашения издайте приказ о возложении обязанностей. В приказе озвучьте должность, срок исполнения обязанностей и размер оплаты. Укажите в приказе на тот факт, что работник ознакомлен с должностными инструкциями. Ознакомление работника с возлагаемыми на него обязанностями заверьте подписью работника в специальном для этого журнале.
В случае, если сотрудник будет исполнять обязанности отсутствующего работника без отрыва от своей основной работы, то укажите в приказе размер доплаты. Размер доплаты определяется на основании внутренних нормативных актов об оплате в данной организации.
Присвойте приказу порядковый номер, оформите его в книгу регистрации приказов. После оформления приказа о возложении обязанностей на сотрудника, копию приказа направьте в бухгалтерию для дальнейшего расчета оплаты труда работника. В случае совмещения должностных обязанностей отсутствующего сотрудника без отрыва от своей основной работы, расчет оплаты производится по основной работе и временному исполнению обязанностей отсутствующего работника.
После создания приказа о возложении обязанностей ознакомьте с ним уполномоченное лицо, приказ считается доведенным до сотрудника после того как он ознакомится с ним и поставит свою подпись в соответствующем журнале.